LEANiin ei ole olemassa varsinaista polkua, vaan LEAN on itse se polku. Se tarkoittaa, että kaikessa tekemisessä on pidettävä mieli kirkkaana monen eri asian suhteen, jolla varmistetaan LEANimainen toiminta. Toki asiat vaihtelevat yrityksittäin ja prosesseittain, mutta ohessa on periaatteita ja suuntaa antavia esimerkkejä LEANin käytännön johtamiseksi.
Ensiarvoisen tärkeää on hahmottaa organisaation toiminta kokonaisuudessaan LEANin näkökulmasta. Tämä voi olla aika haasteellista, mutta alla olevilla esimerkeillä pyrin selventämään asiaa. Sanojen ja käsitteiden selitykset ovat esimerkkejä. Näitä voi soveltaa kaikissa prosesseissa; myynti, tuotekehitys, tuotanto, palvelu, jne. Kaikki ei sovellu kaikkeen eikä kaikkia tarvitse käyttää. Pitää löytää vain omaan tarpeeseen sopivat. Silloin kun LEAN on tähtäimessä. Jokaisesta alla kertomastani asiasta saa varmasti riittävän projektin aikaiseksi, kun ko. asiaa lähtee toteuttamaan. Priorisointi on menestymisen avain, ks. myös kohta Pilkkominen ja priorisointi.
Asiakastarpeet
Kaikki lähtee asiakastarpeiden ymmärtämisestä. Korostan tässä yhteydessä laatua. Ei ole olemassa huippulaatua, on olemassa vain oikeaa laatua.
Samalla asiakkaalla ja asiakkaan henkilöllä voi olla ja monesti onkin erilaisia laatuvaatimuksia eri asioiden suhteen. Puhumattakaan eri asiakkaiden eri henkilöiden osalta. Hajontaa siis on. Ja jos tätä ei ymmärretä, vaan tehdään huippulaatua ja sitä kautta sopimatonta laatua, niin aika ja kustannukset karkaavat käsistä ja mahdollisesti sitä myöten myös asiakkaat, ks. blogi ”Onko liini fiini ja vain isojen juttu?” .
Arvopiste
Arvopiste on yksittäinen työvaihe prosessissa, jossa tuotetaan asiakkaalle arvoa. Arvopisteeseen voi kuulua myös asiakkaalle arvoa tuottamatonta työtä, mutta tämä kaikki turha pitäisi minimoida, siitä asiakas ei ole valmis maksamaan.
Tuotteistaminen
Jokainen asiakkaan tilaus tai projekti pitää tuotteistaa tai ainakin tarkistaa tuotteistus, vaikka olisi kyseessä tuotteistettu palvelu tai tuote. Tällä varmistetaan juuri edellä kerrottu oikea laatu. Varmistetaan resurssien oikea käyttö oikeisiin asioihin ja edesautetaan asiakastarpeiden virtausta läpi arvoketjun (arvopisteiden muodostama prosessi).
Resurssitehokkuudesta virtaustehokkuuteen
Sen jälkeen, kun on ymmärretty asiakastarpeet, on huolehdittava siitä, että tuotteen tai palvelun toteuttamisen suunnittelu perustuu virtaustehokkuuteen, ei resurssitehokkuuteen. Eli mietitän kokonaisuus siten, että asiakkaalle tuotettava palvelu tai tuote virtaa keskeytymättömästi arvopisteiden läpi kerralla valmiiksi. Ks. Yhden kappaleen virtaus sekä Tekemisen suunnittelu ja ohjaus. Kts. myös aiempi blogi ”Miksi kehitystä ei tapahdu”.
Yhden kappaleen virtaus
Tämä periaate on tärkeä ymmärtää. Tällä periaatteella oikeasti käännetään tekeminen resurssitehokkuudesta virtaustehokkuuteen. Eli käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kerran aloitettu yksi asia tai tuote viedään yhtäjaksoisesti prosessin arvopisteiden läpi pysäyttämättä tai varastoimatta sitä missään vaiheessa. Vaikka kyseessä olisi saman asian toisto 10, 100 tai 1000 kertaa, niin ko. ”erää” ei tehdä valmiiksi aina jokaisessa arvopisteessä, vaan yhden asian valmistuttua siirretään se heti seuraavaan arvopisteeseen jatkotyöstöä varten.
Imuperiaate
Imuperiaatteella estetään keskeneräisten töiden varastot ja muutenkin turha tekeminen. Tehdään siis vain siihen tarpeeseen, jota seuraava arvopiste juuri sillä hetkellä tarvitsee. Ks. Pullonkaulaohjaus.
Pullonkaulaohjaus
Olipa prosessi mikä tahansa, siinä on, tai oikeammin, pitäisi olla pullonkaula, mutta sen paikka ei saisi vaihdella. Tällöin prosessin ohjattavuus vaikeutuu. Mieluiten pullonkaulan pitäisi olla prosessin alkupään arvopisteessä, jolloin saadaan ”automaattisesti” imuohjaus suunnittelematta sitä erikseen. Tällöin ei synny välivarastoja arvopisteiden välille, jos aina seuraavan arvopisteen läpimeno on nopeampi kuin edellisen.
Visualisointi
Visualisoinnilla, ts. merkinnät, teippaukset, merkityt paikat, tekemisen suunnittelu, kehitystoimenpiteet, yms., varmistetaan kokonaiskuva kaikille. Hyvin toteutettu visualisointi mahdollistaa nopean ja tehokkaan toiminnan, tiedon kerääminen ja jakaminen; aika ei kulu palavereihin ja silti kaikilla on mahdollisuus tietää missä mennään. Tätä hyödynnetään kaikessa tekemisessä hukuttamatta tietoa tietojärjestelmien syövereihin.
Tekemisen suunnittelu ja ohjaus
Tekemisen suunnittelu ja ohjaus on LEAN-periaatteen mukainen tuotannon ja tekemisen ajoitusjärjestelmä, joka auttaa määrittämään, mitä pitää tuottaa, milloin ja millaisissa määrissä. Tässä yhteydessä käytetään hyväksi seuraavia tässä blogissa olevia kohtia; Asiakastarpeet (mm. tilausohjautuva tai varasto-ohjautuva tuotanto), Tuotteistaminen, Yhden kappaleen virtaus, Imuperiaate, Visualisointi, Jäädytys ja lukitus, Kaksilaatikkojärjestelmä (varasto-ohjautuva tuotanto) ja Joustavuus.
Tekemisen suunnittelussa on tärkeää suunnitella kokonaisuus, itse asiassa se on virtauksen suunnittelua kaikkien arvopisteiden läpi, ei vain yksittäisen arvopisteen resurssisuunnittelua.
Standardisointi
Standardisointia käytetään tyypillisesti lukitsemaan työvaiheita. Tavoitteena on se, että työvaiheet tehdään aina samalla tavalla ja riippumatta tekijöistä. Tällöin varmistetaan työtehtävien turvallinen ja laadukas suorittaminen tietyn ajan kuluessa. Myös perehdyttäminen on standardin pohjalta helpompaa. Nämä standardoidut työohjeet kuuluvat tyypillisesti yrityksen laatu- / johtamisjärjestelmään.
Vakiointi
Vakiointi on sukua standardisoinnille. Itse ymmärrän eron siinä, että vakiointi käsittää isompia tai laajempia kokonaisuuksia kuin standardisointi. Vakiointi voi käsittää esim. tiettyjen prosessien vakioinnin asiakkaiden näkökulmasta.
Jäädytys tai lukitus
Jäädytyksen tai lukituksen tarkoituksena on rauhoittaa tilanne valmistuksen varmistamiseksi suunnitellulla tavalla. Tyypillisesti jäädytys tehdään lukittaessa tuoterakenne tai aikaikkuna, jossa tietyt tuotteet valmistetaan tai palvelu toteutetaan. Jäädytystä ei muuteta ”lennosta” tai väliin ei oteta uusia tehtäviä, vaan tekeminen toteutetaan suunnitellulla tavalla. Tekemisen jäädytys voi olla kestoltaan tyypillisesti muutamista tunneista muutamaan viikkoon.
Kaksilaatikkojärjestelmä
Kaksilaatikkojärjestelmää on hyvä käyttää hallittaessa esim. varastossa olevia tuotteita; sekä materiaaleja että valmiita myytäviä tuotteita (varasto-ohjautuva tuotanto). Silloin ei välttämättä tarvita erillisiä varastonhallintaohjelmistoja. Kaksilaatikkojärjestelmässä on sanan mukaisesti kaksi laatikkoa, joista toisesta otetaan tuotteita ja toinen on täytenä varalla. Kun toinen laatikko tyhjenee, laatikon pohjalta löytyvät tiedot miten paljon pitää tilata lisää ja mistä tilaus tehdään. Tilauksen saapumista odotellessa käytetään tuotteita toisesta laatikosta. Oikein mitoitettuna tilaus saapuu ennen kuin kummatkin laatikot ovat tyhjiä.
Joustavuus
Joustavuus on tulevaisuudessa entistä tärkeämpi ominaisuus. Olen aikaisemmassa blogissa kirjoittanut tästä osana investointeja. Eli kaikella tapaa pitää pystyä varmistamaan toiminnan joustot. Tämä tarkoittaa sitä, että kapasiteettia ei kuormiteta ”tappiin”, vaan vapaana olevaa kapasiteettia voidaan käyttää joustoihin. Jouston, hajonnan, virtaavuuden ja kapasiteetin välisiä suhteita on tutkinut herra Kingman ja asia tunnetaan Kingmanin kaavana. Se, miten jousto toteutetaan, on tapauskohtainen ja ratkaisuja on useita. Tässä yhteydessä on monesti tarve vakioida, jäädyttää, käyttää aikaikkunoita, yms.
Jatkuva parantaminen
Jatkuva parantaminen on oikeastaan yhteenveto tässä blogissa olevista asioista (suunnitelmallisuus). Mitä tavoitellaan (vaikuttavuus), mitä on ajateltu tehtävän (priorisointi), miten tehdään (pilkkominen), kuka tekee ja millä aikataululla sekä miten työ on edistynyt (visuaalisuus).
Pilkkominen ja priorisointi
Pilkkominen ja priorisointi on menestymisen edellytys. He, jotka uskaltavat pilkkoa isot asiat riittävän pieniksi kokonaisuutta tavoiteltaessa ja priorisoida pienet tehtävät tärkeysjärjestykseen kevyesti ja nopeasti toteutettaviksi, menestyvät. Tässä tapauksessa vanha sanonta ”vähemmän on enemmän” pitää erinomaisesti paikkansa.
Päivittäisjohtaminen
Ei tuloksia ilman johtamista. LEANimäistä toimintaa kehitetään ja toiminta varmistetaan jokainen päivä päivittäisjohtamisella. Päivittäisjohtamisen sisältö vaihtelee prosesseittain, mutta tyypillisesti sisältö käsittää vähintään Tekemisen suunnittelun ja ohjauksen, Jatkuvan parantamisen ja avainmittarit. Siis sellaiset avainmittarit, jotka kertovat virtauksen onnistumisesta. Ja kaikki tämä visuaalisesti esitettynä valkotaululla!
Vaikuttavuus
Kaikella toiminnalla pitäisi pyrkiä vaikuttavuuteen. Vaikuttavuuteen oman organisaation sisällä, vaikuttavuuteen asiakkaiden liiketoiminnassa, vaikuttavuuteen yhteiskunnassa, jne. Mittarina voidaan käyttää esim. perinteistä panos/tuotos -mittaria. Kaikilla edellä kuvatuilla tavoilla ja menetelmillä pyritään juuri tähän. LEAN ei ole säästöohjelma. Miten sinä kehität oman organisaatiosi vaikuttavuutta?
