Lean on todellakin levinnyt vauhdilla tehtaan lattioilta aina toimistoihin saakka. Leaniä halutaan soveltaa kaikkialle, mihin se vain suinkin käy. Ja hyvinhän se käy kaikkialle, missä virtausta halutaan parantaa. Soveltamisessa on tärkeä ymmärtää ja muistaa asiat, jotka ovat toimialasta ja tehtävistä riippumattomia. Yksittäiset ratkaisut ovat käytännön tasolla hyvinkin erilaisia, mutta niiden taustalla toimivat kaikille yhteiset lainalaisuudet ja periaatteet – myös toimistoissa.
”Lean on virtaustehokkuutta tehtaan lattialta toimistoon asti.”
Tunnista asiakkaan tarpeet ja oma päämäärä
Toimistotöissä voi olla lukuisia erilaisia ja erikokoisia tehtäviä, joilla on joko täysin oma arvovirtansa tai ne ovat osa laajempaa kokonaisuutta. Eri arvovirtoihin kuuluvilla tehtävillä on usein erilainen virtausvaatimus. Asiakas (sisäinen tai ulkoinen) voi edellyttää tiettyjen tehtävien suorittamista hyvinkin lyhyellä varoitusajalla, kun taas toisten tehtävien suorittaminen ei ole niin päivän päälle. Asiakkaiden tarpeet on tunnettava.
Päämäärän merkitys korostuu toimialasta riippumatta. On kyettävä konkretisoimaan, mitä meiltä odotetaan ja mitä todella haluamme saada aikaiseksi. Oman työn sujuvoittaminen ja helpottaminen on kaikella tapaa järkevää. Oleellista on ymmärtää, kuinka paljon työn tulee sujuvoitua vastataksemme erilaisiin tarpeisiin. Kun toimiston arvovirtaan liittyy useampia työvaiheita ja henkilöitä, systeemi monimutkaistuu. Systeemin taustalla toimivat lainalaisuudet, joita ei voi ohittaa toimistossakaan.
Samat lainalaisuudet toimialasta riippumatta
Virtaustehokkuuden taustalla on kolme tutkittua luonnonlakia. Nämä lait saattavat kuulostaa ensi alkuun teoreettisilta, mutta ovat käytännössä aivan totta. Lainalaisuudet pätevät arjessamme tehtaan lattialta toimistoon.
Littlen laki
Littlen laki kertoo keskeneräisen työn määrän vaikutuksen virtaukseen. Lain mukaan läpimenoaika on riippuvainen yksittäiseen työtehtävään kuluvasta ajasta sekä keskeneräisen työn määrästä. Mitä suurempi jono, sitä pidempi on läpimenoaika. Laki ohjaa rajoittamaan keskeneräisen työn määrää, jolloin yksittäisen työtehtävän virtaustehokkuus olisi parempi.
Arvovirran eteen syntyvää jonoa eli kysyntää emme halua rajoittaa, vaan pyrimme sitä mieluummin myynnillä kasvattamaan. Sen sijaan voimme vaikuttaa arvovirran sisään kertyvään keskeneräiseen työn määrään.
Laki pullonkaulasta
Pullonkaula on arvovirran vaihe, jossa virtaus on kaikkein heikointa. Pullonkaula määrittää arvovirran maksimiulostulon. Arvovirta ei kykene tuottamaan enempää tuotoksia, kuin mitä pullonkaula tuottaa. On tärkeä tutkia ja ymmärtää pullonkaulaan johtaneet syyt. Pullonkaulan aiheuttaja voi olla aivan muualla, mutta se tulee vain esiin tällä hetkellä kyseissä vaiheessa.
Laki ohjaa kohdistamaan toimenpiteet vaiheeseen, joka on pullonkaula. Samalla tulisi välttää töiden työntämistä arvovirtaan yli pullonkaulan kyvykkyyden.
Laki vaihtelusta (Kingmannin kaava)
Kingmannin kaava todistaa vaihtelun, resurssitehokkuuden ja läpimenoaikojen yhteyden. Lain mukaan läpimenoaika riippuu resurssitehokkuuden ja vaihtelun yhteisvaikutuksesta. Vaihtelua syntyy sekä kysynnän että työn suorittamisen aikana tapahtuvasta vaihtelusta.
Hankalin asia on ymmärtää resurssien käyttöasteen vaikutus virtaukseen, koska meillä on luontainen taipumus pyrkiä hyödyntämään resurssimme mahdollisimman tehokkaasti. Lain mukaan resurssien käyttöasteen ylittäessä 50 % läpimenoajat alkavat pidentyä, jos emme samalla kykene pienentämään vaihtelua. Mitä suurempaa vaihtelu on, sitä suurempi merkitys resurssien käyttöasteella on läpimenoaikoihin.
Oikotietä ei ole – kohti sujuvaa toimistoa
Edellä kuvatut lainalaisuudet auttavat ymmärtämään arvovirtojen toimintaa. Ne kertovat virtaustehottomuuden lähteet myös toimistoissa. Monet opitut ja testatut asiat tuntuvat usein jälkikäteen ajateltuina helpoilta ja jopa itsestään selvyyksiltä. Oikotietä sujuvaan toimistoon ei kuitenkaan ole. Parantaminen kohti virtaustehokkaampaa toimistoa alkaa nykytilan ymmärtämisestä ja päämäärän kirkastamisesta.
Muutamia yleisiä periaatteita, joiden varaan myös toimiston virtaus rakentuu:
- Minimoi keskeneräisen työn syntyminen vaiheiden väliin
- Kehitä työn toistettavuutta, joka pienentää työn toteuttamiseen kuluvan ajan vaihtelua
- Kerralla oikein – vähennä virheitä, jotka lisäävät vaihtelua ja keskeneräistä työtä
- Pyri estämään tai rajoittamaan kysynnästä johtuvan vaihtelun pääsyä arvovirran sisään
- Tunnista pullonkaula ja priorisoi parannustoimenpiteet ensisijassa pullonkaulaan tai sen aiheuttajaan
- Visualisoi töiden etenemisen seuranta ymmärtääksesi paremmin arvovirran toimintaa
- Tee pieniä muutoksia kerrallaan ja katso mitä opit
