Tietotyötä kutsutaan myös henkiseksi työksi tai yksinkertaisesti toimistotyöksi. Osa työstä on luovaa, osa strategista ja osa operatiivista. Sisällöltään työ voi olla muun muassa myyntiä, suunnittelua, hankintoja, taloutta tai johtamista.
Päivää hallitsevat sähköpostit, lukuisat palaverit ja työmme keskeyttävät puhelut sekä kyselyt. Odotamme työhömme liittyviä päätöksiä ja laadimme raportteja, joita pahimmassa tapauksessa ei käytetä mihinkään. Keskittyminen yhteen tehtävään kerrallaan on mahdotonta. Kalenteri on täynnä, lomat pitämättä ja liukumat tapissa. .
Kiire on jatkuvaa, mutta samaan aikaan tuntuu siltä, etteivät asiat etene, eikä mitään saada aikaan. Emme ehdi pysähtyä ja keskittyä laadukkaaseen tekemiseen. Työmme on selviytymistä. Pirstaleinen työ ja kiire aiheuttavat hallinnan tunteen puuttumisen.
Hallinta omiin käsiin
Tietotyöstä on liikkeellä vääränlainen uskomus, ettei leania voi siinä soveltaa. Tämä johtunee leanin autoteollisuudesta ja sarjatuotannollisesta historiasta. On kuitenkin jo osoitettu, että leanin periaatteet ovat sovellettavissa miltei kaikenlaiseen tietotyöhön.
Tietotyötä tuleekin tarkastella ja kehittää virtaustehokkuuden näkökulmasta. Määritetään arvoketju ja kuinka työ etenee. Poistetaan turhat työvaiheet ja – tehtävät kuten tarpeettomat hyväksynnät. Vakioidaan prosessi ja laaditaan mittaristo. Tehdään se kaikille näkyväksi eli visualisoidaan. Tällöin kaikille syntyy näkymä asiakkaalle tuotettavasta arvosta sekä arvovirrasta. Oman työn asema prosessissa jäsentyy ja työtehtävien priorisointi ja niihin käytettävä aika selkiytyy.
Tuloksena on nopeampi läpimeno, laadun paraneminen, turhan työ väheneminen ja työtyytyväisyyden kasvaminen. Eikä voi unohtaa tyytyväisempiä asiakkaitakaan.
Miksi ei?
