Jälleen yksi palaveri takana. Olo on hämmentynyt, jopa vihainen. Munkista jääneet sokerit suupielissä poistumme ja mietimme, miten juuri päättynyt palaveri kosketti minua ja auttoi oman tehtäväni hoitamista. Tosin tarjoiluja varsinkaan sisäisissä palavereissa ei enää juuri ole, joten positiivisia tuntemuksia ei jää aina edes suupieliin.
Palavereissa ei pysytä aiheessa tai aihetta ei ole tarkasti määritetty. Keskustelu laineilee kuulumisten vaihtamisesta työssä esille nousseisiin kysymyksiin, joita kuitenkaan ei ole tarkoitus juuri kyseisessä palaverissa käsitellä. Varsinainen aihe hukkuu turhien asioiden joukkoon. Päätöksiä ei synny tai jos syntyykin, ei toimenpiteille määritetä vastuuhenkilöitä eikä seurantaa.
Rutinoituneimmat osallistujat ovat jo avanneet läppärinsä ja hyödyntävät ajan hoitaen työtehtäviään. Osa voi jopa viihdyttää itseään internetin ihmeellisessä maailmassa. Tämä kertoo siitä, ettei palaverin sisältöä koeta merkitykselliseksi eikä asioiden käsittelyyn motivoiduta.
Palaverikäytäntöjä kannattaa pohtia laajemmassa mittakaavassa. Niiden vaikutus kokonaisuuteen on merkittävä. Palaverikäytännöt kertovat organisaatiokulttuurista – millainen normisto ohjaa tekemistämme ja millainen käyttäytyminen on hyväksyttävää. Kyse on yrityksen arvoista, kuinka arvot ohjaavat tekemistä ja miten ne ilmenevät ihmisten välisessä kanssakäymisessä ja näyttäytyvät ilmapiirinä.
Pahimmillaan huono palaverikulttuuri aiheuttaa turhia kustannuksia palkkojen ja matkakustannusten muodossa. Lisäksi stressi lisääntyy, työtyytyväisyys ja motivaatio vähenevät. Vaikutus voi olla pitkäkestoinen sekä ennen että jälkeen palaverin.
Hyvät käytännöt rakentavat toimivaa ja positiivista kulttuuria. Sitoutuminen ja motivaatio lisääntyvät. Oma rooli selkeytyy, ja työssä on hallinnan tunne. Työn tulokset parantuvat kaikilla mittareilla mitattuna. Toimivat palaverikäytännöt vaativat ennakkotyötä ja valmisteluja. Vaikkapa näin:
Laadi agenda
Jokaisen palaveriin osallistuvan tulee jo saapuessaan tietää, mitä palaverissa aiotaan käsitellä. Lähetä tarvittava informaatio aiheesta etukäteen.
Määritä tavoite
Onko tavoitteena saada aikaan päätös? Mistä päätetään? Mikäli kyseessä on informaation jakaminen, mitä jaetaan ja kenen toimesta? Varataanko aikaa keskustelulle?
Kutsu oikeat henkilöt
Määritä asian käsittelyn kannalta tärkeät osallistujat ja kutsu heidät. Rajaa tarkasti. Ylimääräiset, varmuuden vuoksi paikalla olevat henkilöt eivät edesauta asian käsittelyä. Varmista, että palaverin jälkeen tieto tavoittaa kaikki henkilöt, joita asia koskettaa.
Johda palaveria
Jämäkkä johtaminen takaa sen, että sovitut asiat tulee käsiteltyä eikä sivuraiteille eksytä. Ajankäyttö tehostuu, ja aikaa vapautuu muihin merkityksellisiin tehtäviin.
