Kiire. Tuttu sana ja tunne. Sana, joka on helppo kuvittaa mielessä eri tapahtumilla. Siinä on muistikuvia menneestä ja pelonsekainen odotusarvo huomisesta. Johtajat, esimiehet ja työntekijät kamppailevat kaikki samojen haasteiden parissa. Kuinka ehdin tehdä vaaditut työt sovittuun ajankohtaan mennessä? Kuinka voisin itse hallita kiirettä ja ajankäyttöä paremmin? Miten voisin parantaa työpäivän sujuvuutta? Nämä kaikki ovat tärkeitä kysymyksiä, mutta syyt jatkuvaan kiireeseen voivat olla syvemmällä kuin ensi alkuun luulisi.
Henkilökohtaiseen ajankäytön hallintaan on olemassa paljon hyviä vinkkejä, tiedonlähteitä ja koulutuksiakin. Ne lähtevät työn suunnittelusta, itsensä johtamisesta ja oman työn organisoinnista yksityiskohtaisten aputyökalujen käyttöönottoon. Näistä on ilman muuta apua, mutta näiden rinnalla tulisi pysähtyä pohtimaan mikä todella aiheuttaa kiirettä työssäni. Kiireen syntymiseen vaikuttaa myös muun organisaation ja jopa asiakkaan toimintatavat, yhdessä sovitut ja sopimatta jätetyt. On lähdettävä hieman pidemmälle tutkimusmatkalle ja selvitettävä kiireen juurisyyt. Se luo ajankäytön hallinnalle pitävämmän pohjan.
Kiirettä tulisi ajatella LEAN-ajattelun näkökulmasta, joka haastaa ajankäytön tarkasteluun riittävän laajalla perspektiivillä. LEANIN päämääränä on tuottaa asiakkaalle arvoa ja kehittää asiakkaan tilauksen virtausta läpi organisaation. Sujuvaan ja kiireettömään virtaukseen tarvitaan yhteistyötä. Yhteistyön tulisi toimia viestijoukkueen tavoin, niin kuin urheilussa. Viestijoukkueessa jokaisen tehtävänä on edesauttaa kapulan liikettä kohti maalia. Näin on myös työelämässä. Ei organisaatiossakaan ole henkilöä, jonka tehtävänä ei olisi auttaa asiakkaan asian etenemistä läpi eri toimintojen. Tällä organisaatiolla on usein kiire. Kapulan vaihdot eivät tapahdu sovitulla tavalla ja aikataulussaan. Joskus kiire on valitettavasti jo lähtöviivalla. ”Kuka meni lupaamaan tämän asiakkaalle jo ensi viikoksi? Emmehän ehdi tähän mitenkään..” Joukkue tietää jo lähdössä, ettei maaliin tulla pääsemään tavoiteajassa. Tästä seuraa valtava kiire. Jokainen tietää kuinka kiire meihin vaikuttaa. Siitä seuraa huolimattomuutta, sovituista asioista oikomista, unohduksia, virheitä, turvallisuusriskejä ja niin edelleen. Kiireen pyörä pyörii ja kasvaa vain edelleen. Sivuvaikutuksena ovat motivaation ja henkisten voimavarojen ehtyminen.
Kiireettömän viestijoukkueen rakentaminen perustuu yhteisen toimintakulttuurin luomiseen. Kulttuurin, joka kykenee keskustelemaan, analysoimaan ja kehittämään suoritustaan. Yhden osuuden kehittäminen ei välttämättä tuo suurta vaikuttavuutta kokonaisuuteen. Viestijoukkue on saatava näkemään jokaisen osuuden merkitys päämäärän saavuttamiseksi. Millä osuudella kiire syntyy? Mikä kiireen aiheuttaa? Tuottavatko kapulan vaihdot kiirettä? Kiireen lähteet on löydettävissä yksinkertaisilla menetelmillä. Esteiden poistamisen jälkeen yhteinen etenemistapa on syytä sopia, seurattava kuinka siinä pysytään ja toimiiko se todella. Tämän kaiken lisäksi täytyy tietenkin kehittää myös omaa suoritusta.
- Kuinka valmistaudun osuudelleni?
- Tiedänkö mitä minun tulee tehdä?
- Tarvitsenko lisää osaamista?
- Onko minulla tarvittavat tiedot ja työvälineet helposti käytettävissä?
- Otanko turhia askeleita, kuljenko suorinta reittiä?
- Kuinka suoriudun tästä osuudesta vielä helpommin ilman kiirettä?
Pitäisikö meidän siis kehittää henkilökohtaista ajankäytön hallintaa vai ”leanata” toimintaamme? Ehdottomasti molempia, koska ne tukevat toisiaan. Yhteinen toimintakulttuurimme on peruskivi, jolle rakennetaan henkilökohtainen ajankäytön hallinta.
