ISO 9001:2015 haastaa organisaation ymmärtämään rakentamaansa toiminta- ja johtamistapaa.
Johtamisjärjestelmän ulkoiset auditoinnit luovat usein jännityksen tai epävarmuuden tunteen koko henkilöstöön. Mitähän auditoija tällä kertaa mahtaa kysyä? Muistanko varmasti vastata oikealla tavalla ja kertoa siinä hetkessä kuinka asian todella hoidamme? Olemmeko muistaneet tehdä kaikki jatkuvaan parantamiseen liittyvät toimenpiteet? Mites se meidän ohjeiden versiohallinta menikään? Vastaako järjestelmämme varmasti vaatimuksia? Toivottavasti hän ei ainakaan minulta kysy yhtään mitään!
Onneksi on myös niitä, jotka toivovat, että kunpa saisin selittää asian, osaan sen!
Nämä huolet ovat toki inhimillisiä. Tietenkin haluamme onnistua ja näyttää aina ulospäin hyvältä ja organisoidulta toimijalta. Nämä huolenaiheet ovat kuitenkin turhia tai ainakin ne ovat korjattavissa. Ulkoisten auditointien ei pitäisi antaa liikaa keinuttaa organisaatiota vaan niiden pitäisi olla osa vuosittaista arjen rutiinia. Johtamisjärjestelmän tarkoitus on helpottaa organisaation johtamista kohti asetettuja tavoitteita. Sitä ei kannata rakentaa ja ylläpitää auditoijaa varten. Tämän periaatteen tulisi olla johtoajatus uusia järjestelmiä rakennettaessa tai nykyisiä päivitettäessä. ISO 9001 standardin vaatimukset uudistuivat syksyllä 2015. Hienoa, että tämä johtoajatus on sisäänrakennettu myös uuteen päivitykseen.
Sain hiljattain kunnian olla mukana asiakkaamme johtamisjärjestelmän auditoinnissa. Järjestelmä sertifioitiin vastaamaan uusia ISO 9001 vaatimuksia. Uudet vaatimukset ja henki näkyi myös auditoijan tavassa todentaa vaatimusten täyttyminen. Auditoija kysyi melko avoimia ja yksilöimättömiä kysymyksiä. Esimerkiksi ”Kuinka strategisesti johdatte organisaatiotanne?”. Asiakkaamme tehtäväksi jäi kertoa kuinka kyseinen aihealue ja vaatimukset on sisällytetty järjestelmään sekä näyttää kuinka ne toteutuvat käytännössä. Tämä auditoijan tapa vaatii organisaatiota ymmärtämään entistä paremmin laatimansa johtamisjärjestelmän roolia arjen tekemisessä ja johtamisessa.
Miten tämä tehdään? Tässä on muutamia avainkohtia:
- Aseta organisaatiolle tavoitteet – rakenna järjestelmä palvelemaan tavoitteita
- Määritä prosessit siten, että ne myös ohjaavat ja helpottavat tekemistä
- Älä laadi ohjetta mitä et ymmärrä tai mitä ei tarvita
- Ota henkilöstö mukaan kehittämistyöhön kouluttamalla vähintään osa työntekijöistä sisäisiksi auditoijiksi
- Johda organisaatiota yhdessä rakentamanne järjestelmän kautta
- Älä tee itseäsi pieneksi vaan seiso rohkeasti rakentamanne järjestelmän takana – myös ulkoisissa auditoinneissa
