Johtamisjärjestelmien sertifioinneilla on pitkä historia. Valmistavassa teollisuudessa ne ovat olleet jo kauan osa asiakasvaatimuksia läpi toimitusketjun. Tällä vuosituhannella sertifioinnit ovat yleistyneet muillakin aloilla, esimerkiksi sosiaali- ja terveysalalla. Mitä hyötyä sertifioinnista on organisaatiolle ja parantaako se toiminnan laatua?
Mitä sertifiointi tarkoittaa?
Erilaisia kriteeristöjä (standardit) arvioida ja vertailla organisaatioiden toimintaa on maailmanlaajuisesti lukuisia. Osa kriteeristöistä ovat toimialakohtaisia ja osa toimialasta riippumattomia. Tunnetuin arviointikriteeristö on ISO 9001. Se on toimialasta riippumaton, sillä se ottaa kantaa yrityksen toiminnan laadun hallintaan ja johtamiseen. Kriteeristöt pitävät sisällään vaatimuksia, joita organisaatioiden tulisi toteuttaa toiminnassaan. Organisaatioilla voi olla erilaisia tapoja ratkaista vaatimusten toteuttaminen käytännössä. Vaatimusten toteutumista arvioidaan dokumentaation ja käytännön toiminnan yhdenmukaisuudella. Dokumentaatiovaatimukset liittyvät kriteeristöön sisällytettyjen asioiden ohjeistamiseen sekä näyttöön menettelyistä ja katselmuksista.
Organisaatio voi täyttää toiminnassaan kriteeristön vaatimukset, vaikka sitä ei olisi sertifioitu. ISO 9001:2015 on standardi, jota organisaatioiden kannattaa ilman muuta hyödyntää toiminnan johtamisessa. Se sisältää paljon hyviä käytäntöjä, jotka ovat liiketoiminnan riskienhallinnan ja kehittämisen kannalta keskeisiä. Sen sisältämän tavoitteen voisi tiivistää asiakasvaatimusten täyttymiseen ja organisaation toiminnan kehittymisen varmistamiseen.
Johtamisjärjestelmän sertifiointi tarkoittaa ulkopuolisen akreditoidun toimijan toteuttamaa puolueetonta arviointia kriteeristöä vasten. Suomessa on tällä hetkellä 8 akreditoitua toimijaa, jotka voivat myöntää ISO 9001:2015 -sertifikaatin toimialakohtaiset rajoitteet huomioiden. Sertifiointioikeuksista ja valvonnasta vastaa FINAS (Finnish Accreditation Service).
Organisaation johtamisjärjestelmän sertifiointi koostuu alustavasta auditoinnista ja virallisesta sertifiointiauditoinnista. Sertifikaatti on voimassa kerrallaan kolme vuotta, jonka aikana tehdään vuosittaiset kohdennetut määräaikaisauditoinnit. Tämän jälkeen on taas vuorossa laajempi uudelleen sertifiointi.
Yrityksiä ei voida laittaa paremmuusjärjestykseen sertifiointien perusteella. Tämä johtuu siitä, että vaatimukset voidaan täyttää eri tavoin toimimalla. Valituista toimintatavoista ja niiden soveltamisesta koko organisaatiotasolla syntyvät lopulta tuotteet ja palvelukokemus, jota asiakas arvioi.
Sosiaali- ja terveysalalla ongelmia sertifioinnista riippumatta
Kuluvan vuoden aikana sosiaali- ja terveysalalla on puhuttanut toiminnan laatu ja vaatimustenmukaisuus. Media on ihan aiheesta nostanut epäkohtia esille. Samalla nousi esille johtamisjärjestelmän sertifiointi ja sen vaikutukset toiminnan laatuun. Esitettiin epäilyjä, kuinka sertifioidussa organisaatiossa voi olla perustavaa laatua olevia ongelmia. Katse siirtyi samalla sertifikaatin myöntäneeseen organisaatioon. Eikö sielläkään havaittu näitä puutteita?
Sertifikaatti itsessään ei takaa tuotteen tai palvelun laatua. Kaiken taustalla on organisaation ymmärrys, halu ja sitoutuminen asiakkaiden vaatimuksiin ja toiminnan kehittämiseen kokonaisuudessaan. Vuosittaisilla määräaikaisauditoinneilla valvotaan, että kriteeristössä määritetyt vaatimukset toteutuvat edelleen organisaation toiminnassa. Vaatimukset kulminoituvat jatkuvaan parantamiseen, jonka voi tiivistää seuraaviin asioihin:
- tavoitteiden asetanta, niiden seuranta ja tarvittavat toimenpiteet määritetyillä mittareilla
- palautteiden ja reklamaatioiden käsittely eri tasoilla
- riskienhallinta
- prosessien sisäiset auditoinnit
- johdon katselmukset
Tavoitteena on siis se, että organisaatiota johdetaan kohti tavoitteita ja vastaamaan entistä paremmin asiakkaidensa tarpeisiin. Edellä mainittujen asioiden toteuttamisessa ja vaikuttavuudessa voi olla hurjia eroja eri organisaatioiden välillä. Kuitenkin jokainen heistä voi täyttää kriteeristön vaatimukset. Tässä onkin koko asian ydin. Kriteeristö muodostaa vain toiminnan perustason. Rima tulee asettaa tätä korkeammalle. Toisin sanoen organisaation toiminnan kehittymisessä ei riitä se, että kyseiset asiat ovat huomioitu toiminnassa. Hyödyt tulevat vasta siitä, kuinka nämä vaatimukset ovat aidosti sisäistetty ja levitetty läpi organisaation. Vaatimusten toteuttaminen tulee olla kiinteä osa organisaatiokulttuuria. Silloin niistä ei tarvitse puhua lainkaan standardin vaatimuksina.
Suuremmissa organisaatioissa, joissa on toimintaa useissa eri toimipisteissä, määräaikaisauditoinnit kohdistuvat tiettyihin toimipisteisiin vuosittain. Auditointikohteet toki vaihtuvat. Tämä edellyttää organisaatiolta itseltään vastuuta ja halua sekä valvoa että kehittää toimintaa auditoijan käynnistä riippumatta.
Kannattaako sertifiointi?
Asiakkaat hakevat toimitusketjussa olevilta toimittajilta toimitusvarmuutta ja laatua. He haluavat, että koko toimitusketju kehittyy ja siihen tuleviin ongelmakohtiin ja riskeihin puututaan viipymättä. Tämä halutaan varmistaa sillä, että toimijoilta edellytetään johtamisjärjestelmää ja sen sertifiointia. Tämän lisäksi asiakkaat voivat haluta auditoida toimittajaa vielä tarkemmin omista lähtökohdistaan käsin.
Silloin, kun sertifiointi on asiakkaan perusvaatimus, päätös sertifioinnista on helppo. Mikäli asiakas ei vaadi sertifioitua johtamisjärjestelmää, kannattaa harkita, auttaako se muuten tuotteiden ja palvelujen myynnissä lisäten kilpailuetua ja uskottavuutta. Toisaalta vuosittaiset sertifioinnit pitävät kehityspyörän tasaisessa liikkeessä. Se on myös hyvä viesti vaatimustasosta koko henkilöstölle.
Sertifikaatin rinnalla on olemassa myös asiantuntijaorganisaatioiden myöntämiä tunnustuksia toiminnan johtamisesta ja kehittämisestä. Niillä ei ole sertifioinnin kaltaista statusta, koska ne eivät ole puolueettoman toimijan arvioimia. Silloin, kun tunnustus perustuu jonkin kriteeristön vaatimuksiin, siitä voidaan kainostelematta kertoa asiakkaille. On muistettava, että toiminnan tason arvioinnin tekevät aina viime kädessä asiakkaamme!
