Laatujärjestelmän ylläpito on työlästä. Ohjeita on paljon ja ne ovat siellä, täällä ja tuolla. Osa dokumenteista on yrityksen palvelimella ja osa vain laatuvastaavan omalla päätteellä. Lisäksi keskeneräiset versiot ovat sähköpostikierroksilla. Ja versiohallinnastakin pitäisi pitää jollakin tapaa huoli. Kuulostaako yhtään tutulta?
Laatujärjestelmien toimimattomuuteen voi olla monia syitä, mutta yksi keskeisimmistä on dokumentaation hallinta. Hyvin onnistunut projekti ja dokumentaatio eivät riitä, jos järjestelmän hallinta ja ylläpito yskii. Tämä johtaa siihen, että järjestelmää ei saada koko organisaatiotasolla käyttöön eikä se kehity. Dokumentit tulisivat olla helposti löydettävissä, ajasta ja paikasta riippumattomasti saatavilla sekä niiden versiohallinta pitäisi olla suoraviivaista. Sähköiset järjestelmät automatisoivat sen turhan työn, mikä ei jalosta toimintaa eteenpäin. Tämä tarkoittaa ohjeiden yksilöimistä (numerointia), versiohallintaa ja kelpuutusta käyttöön. Et tarvitse enää omaa numerointijärjestelmää vaan järjestelmä yksilöi ohjeen automaattisesti. Tarkastus- ja hyväksymispyynnöt ohjautuvat oikeille työntekijöille. Hyväksynnän jälkeen ne ovat kaikkien saatavilla. Vanhoja versioita ei tarve enää säilyttää omilla päätteillä tai kansioissa vaan ohjelma säilyttää ne automaattisesti. Tällöin on helppoa palata tarvittaessa askel taaksepäin ja ottaa aiemmin voimassa ollut versio uudelleen käyttöön.
Hyvin tehtyä projektia ei kannata enää kaataa dokumentaation hallintaan. Viimeistään nyt on aika siirtää resurssit oikeisiin arvoa tuottaviin tehtäviin ja ottaa yksinkertaisista ohjelmista hyöty irti!
