Jatkuva parantaminen pitää Ellin sähäkkänä!

Opiskelija-asuntoyhtiö Joensuun Elli viipottaa digitaalisten palvelujen eturintamassa. Ellin opiskelija-asiakkaat hoitavat sähköisesti kutakuinkin kaiken muun, paitsi avainten hakemisen ja luovutuksen. Sähäkkänä pysyminen vaatii jatkuvaa kehitystyötä – robotiikkaakin jo pohditaan.

Joensuun Ellillä on tällä hetkellä noin 2 000 opiskelija-asuntoa ja reilut 4 000 asukaspaikkaa eri puolilla Joensuuta. Elli huolehtii myös kaupungin vuokra-asuntoyhtiö Joensuun Kodit Oy:n 4 000 asunnon isännöinnistä.

Ellissä työskentelee vajaat 40 työntekijää mukaan lukien huollon, remontin, talouden ja siivouksen henkilöstö. Ilman sähköisen asioinnin huippuunsa hiomista monipuolisten palvelujen tuottamiseen tarvittaisiin väkeä ainakin pataljoonan verran, kuvailee Joensuun Ellin asiakaspalvelupäällikkö Minna Häyrynen.

”Ellille proaktiivinen kumppani on paras mahdollinen”

- Suurin ruuhkahuippu ajoittuu syksyyn, kun uudet opiskelijat aloittavat opintonsa. Toinen piikki on vuodenvaihde, kun monet päättävät opintonsa. Eikä asioinnin tarve lopu muinakaan aikoina, Häyrynen kertoo.

Nopeaa reagointia

Ellin sähköiset palvelut kattavat käytännössä koko asumisen elinkaaren: asunnon hakemisen, erilaisten palvelujen – nettiyhteyden, autopaikkojen, saunavuorojen, huoltoasioiden, pesulavuoron varausten – hankinnan ja lopulta poismuuttoon liittyvät asiat. Tarvittavien dokumenttien allekirjoituskin hoituu sähköisesti.

- Nuoret ovat tottuneet sähköiseen asiointiin. Opiskelija voi keskittyä opiskeluun, kun nämä perusasiat rullaavat sujuvasti verkossa.

Sujuvastihan asiat rullaavat, kun palveluiden integroiminen Ellin käyttämään toiminnanohjausjärjestelmään on viimeistä bittiä myöten ojennuksessa.

- Sunprofilessa Rouhiaisen Pasi tuntee meidät, tarpeemme ja toiminnanohjausjärjestelmän läpikotaisin. Hänellä on suorat kontaktit järjestelmän palveluntuottajaan, meidän ei tarvitse ole siinä välissä mitään tekniikkaan liittyvää säätämässä, Minna Häyrynen iloitsee. Hän antaa hyvät palautteet myös Sunprofilen reagointiherkkyydestä häiriötilanteisiin.

- Pasi sen tietää, että jos verkkopalveluun tulee vika syksyn ruuhkaisimpana aikana, eikä hakemuksia saada sisään järjestelmään, niin asian korjaamista ei voi odottaa kymmentä minuuttia pidempään. Kaikissa tilanteissa olemme saaneet apua todella nopeasti.

Jatkuvaa kehitystyötä

Jatkuva kehittäminen on Joensuun Ellin strategia; tulevaisuutta rakennetaan siis tyylipuhtaasti LEAN-filosofian hengessä. Ellille proaktiivinen kumppani on paras mahdollinen.

- Sunprofilessa homma ei jää vaan siihen, että he tekevät sen, mitä ymmärrämme pyytää. He ovat aktiivisia, ideoita syntyy ja kehittämisen ajatus on kaiken aikaa mukana, Häyrynen kehuu.

Millaisia sitten ovat jo nyt digisähäkän Ellin seuraavat kehittämispohdinnat?

- Mietimme jokaisen asian kohdalla, voiko asian sähköistää. Analysoimme esimerkiksi meille tulevia puheluita – mitä asioita puhelut koskevat, tuleeko esille jotakin sellaista, jonka voisimme hoitaa ketterämmin sähköisesti.

Häyrysen mukaan pohdinnassa ovat nyt muun muassa chat-palvelu ja vuokralaisen henkilökohtainen palvelunäkymä. Näkymästä asukas voisi seurata jättämiään huollon vikailmoituksia ja reagointia niihin. Omasta näkymästä pääsisi seuraamaan myös vuokranmaksutilannetta ja kenties maksamaankin vuokran.

- Opiskelija-asuntoja vuokraavat tahot yrityksistä säätiöihin tekevät Suomessa paljon yhteistyötä. Kävimme äskettäin opintomatkalla Helsingissä. Siellä asuntohakemusten käsittelyyn on valjastettu robotti. Saimme hyviä vinkkejä tämänkin mahdollisuuden kehittelemiseen.

 



« Takaisin